إنتقل إلى المحتوى الرئيسي

الدليل المرجعي

يعد الدليل المرجعي مصدراً موحّداً يجمع العناصر والوثائق الأساسية التي تدعم استخدام النظام وتطويره.
يتم تنظيم المحتوى في تسلسل منطقي يغطي خمسة أقسام رئيسية: البطاقات، التقارير، الأدلة، العمليات، الأدوات، بالإضافة إلى قسم مخصص لمعالجة الأخطاء.

1. 📇 البطاقات​

تحتوي على بطاقات تعريفية تلخص المعلومات الأساسية المتعلقة بالمكونات أو المفاهيم داخل النظام.
تُستخدم البطاقات كمرجع سريع لفهم العناصر قبل الانتقال إلى التفاصيل التشغيلية.

الخصائص:

  • عرض مختصر وواضح لكل عنصر.
  • ارتباط مباشر بالصفحات أو الأدلة التفصيلية.
  • تصنيف البطاقات وفق علامات التبويب في البرنامج.

أمثلة: تبويب فواتير هي:

  • بطاقة تكليف المواد

  • بطاقة اعتماد مستندي رئيسي

  • بطاقة بائع

  • بطاقة موزع

  • بطاقة جهة اتصال

2. 📊 التقارير​

يُقدّم هذا القسم جميع أنواع التقارير التحليلية والتشغيلية التي تساعد على متابعة الأداء واتخاذ القرارات.

الخصائص:

  • عرض البيانات في جداول ورسوم بيانية تفاعلية.
  • إمكانية التصفية حسب الفترة الزمنية أو المعايير المحددة.
  • دعم تصدير التقارير إلى صيغ متعددة (PDF، Excel، CSV).
  • تصنيف التقارير وفق علامات التبويب في البرنامج.

أمثلة:

  • الحركة الشهرية للزبائن
  • أرباح الفواتير، وأرباح المواد.
  • حركة إجمالي الفواتير.

3. 📘 الأدلة​

يتضمن هذا القسم مجموعة من الأدلة التشغيلية التي تحتوي على بيانات وكيانات أساسية يعتمد عليها النظام في تنفيذ العمليات المختلفة.
تُستخدم الأدلة كمرجع رئيسي لتعريف العناصر والمعلومات التنظيمية والإجرائية، ويتم الربط بينها وبين العمليات والتقارير بشكل ديناميكي.

الخصائص:

  • تكامل مباشر مع العمليات والتقارير المرتبطة بكل دليل.
  • دعم البحث والتصفية وفرز السجلات داخل كل دليل.
  • عرض الأدلة ضمن واجهات موحّدة سواء من شريط الأدوات أو على سطح المكتب.

أمثلة:

  • دليل الاعتمادات المستندية.
  • دليل الزبائن.
  • دليل العناوين.
  • دليل المواد.
  • دليل المستودعات.
  • دليل الحسابات.
  • دليل مراكز الكلف.
  • دليل مراكز الربحية.
  • دليل نماذج التصنيع.
  • دليل نماذج مواد التصنيع.
  • دليل التوزيع.
  • دليل الأصول.
  • دليل المستخدمين.
  • دليل مجموعات الأنماط.
  • دليل الفروع.

4. 🔁 العمليات​

يتضمن هذا القسم جميع العمليات التشغيلية المرتبطة بوحدات النظام المختلفة مثل الفواتير، المستودعات، السندات، الأوراق التجارية، والعمليات الإدارية المتقدمة.
تُعد العمليات الجزء التنفيذي للنظام، حيث يتم من خلالها إدخال البيانات، تنفيذ الحركات المالية والمحاسبية، ومعالجة الإجراءات اليومية.

الخصائص:

  • إمكانية تتبع حالة العملية (قيد التنفيذ، مكتملة).
  • ربط العملية بالتقارير والأدوات ذات العلاقة.
  • دعم تنفيذ العمليات المتكررة أو الجماعية (مثل الطباعة، الاستيراد، الترحيل).

أمثلة:

  • عمليات الفواتير: تشمل محتويات الفاتورة، الحسميات والإضافات، تاريخ الصلاحية، والأرقام التسلسلية.
  • عمليات تحصيل الأوراق التجارية: لمعالجة وتتبع التحصيل والدفع للأوراق الصادرة والواردة.
  • عمليات متقدمة: مثل فتح الملفات، إنشاء أو تحديث قواعد البيانات، وإجراء النسخ الاحتياطي.
  • عمليات السندات: منها حركة الحسابات ومراكز الكلف.

5. 🧰 الأدوات​

يتضمن هذا القسم الأدوات المساعدة التي تُستخدم لتحسين كفاءة العمل ودقة النتائج.

الخصائص:

  • أدوات بحث وتحليل بيانات متقدمة.
  • أدوات تصدير واستيراد.
  • أدوات مراقبة النظام وتنبيه الأعطال.

أمثلة:

  • أداة البحث المتقدم عن السجلات.
  • أدوات مشاركة التقارير.
  • أدوات بناء لوحات المعلومات على سطح المكتب.

6.⚠️ معالجة الأخطاء​

يتضمن النظام آلية واضحة لمعالجة الأخطاء والتنبيهات لضمان استمرارية العمل واستقرار النظام.

الخطوات العامة لمعالجة الأخطاء:

  1. التعرّف على الخطأ: عرض رسالة واضحة للمستخدم مع رقم تعريف الخطأ (Error Code).
  2. تحديد السبب: تحليل مصدر الخطأ (مدخلات غير صحيحة، انقطاع اتصال، صلاحيات غير كافية، إلخ).
  3. الإجراء التصحيحي:
    • إعادة المحاولة عند الخطأ المؤقت.
    • تصحيح البيانات في حال الإدخال الخاطئ.
    • التواصل مع الدعم الفني عند فشل الحلول الذاتية.
  4. تسجيل الأخطاء: حفظ تفاصيل الخطأ في سجل النظام (Error Log) لمراجعتها لاحقًا.
  5. التنبيه: إرسال إشعار للمسؤول أو الفريق التقني في حال الأخطاء المتكررة أو الحرجة.