نسخ الفواتير

تستخدم لإنشاء نسخة من الفواتير، ولكن بنوع مختلف عن النوع الأساسي لها.

مثلاً، يمكنك نسخ عدد من فواتير المبيعات إلى فواتير مشتريات مع إمكانية الإبقاء على الفواتير الأساسية (المبيعات).

يمكنك الوصول إلى أداة "نسخ الفواتير" من تبويب فواتير في الشريط الرئيسي للبرنامج- مجموعة أدوات- قائمة أدوات الفواتير.

بعد طلب الأداة، تنبثق بالشكل التالي:

تتكون نافذة الأداة مما يلي:

الزبون

أدخل اسم الزبون الذي تريد نسخ فواتيره، أو ابحث عنه باستخدام رمز البحث المتوفر في الحقل، فتنبثق نافذة اختيار زبون التي تستعرض جميع الزبائن المعرّفين باستخدام بطاقة زبون/ مورد.

تلميح

إذا حدّدت الزبون المطلوب في هذا الحقل، يصبح حقل "الحساب" غير متاح للاستخدام.

الحساب

يمكنك إدخال اسم حساب الزبون أو رمزه عوضاً عن إدخال اسمه في حقل "الزبون" السابق.

تلميح

إذا حدّدت الحساب في هذا الحقل، يصبح حقل "الزبون" السابق غير متاح للاستخدام.

مركز الكلفة

أدخل حساب مركز الكلفة الذي تريد تحميل مواد الفاتورة المنسوخة إليه.

المجموعة

أدخل اسم/ رمز المجموعة التي تريد نسخ الفواتير التي تتضمن مواداً منها، أو اضغط على رمز البحث المتوفر في الحقل، فتنبثق نافذة "اختيار مجموعة" التي تستعرض جميع المجموعات المعرّفة باستخدام بطاقة مجموعة.

المستودع

أدخل اسم المستودع الذي تريد نسخ فواتيره، أو ابحث عنه باستخدام رمز البحث المتوفر في الحقل، فتنبثق نافذة اختيار مستودع التي تستعرض جميع الزبائن المعرّفين باستخدام بطاقة مستودع.

نوع الفواتير المراد نسخها

حدّد نوع الفواتير (مشتريات، مبيعات...) التي تريد نسخها بالضغط على السهم المتوفر في الحقل، حيث تنسدل قائمة تحتوي على جميع أنماط الفواتير المعرّفة باستخدام نافذة "أنماط الفواتير".

نوع الفواتير المنسوخة

حدّد نوع الفاتورة التي ستنتج عن نسخ الفواتير، وذلك بالضغط على السهم المتوفر في الحقل واختيار النمط المطلوب من قائمة أنماط الفواتير المنسدلة.

شروط

يتيح لك البرنامج تعيين شرط لكلٍ من:

• الزبائن

• المواد

• الفاتورة

تستفيد من هذه الشروط عندما تُحدّد حساباً، أو مركز كلفة/ أو مستودعاً في الحقول السابقة من النافذة.

يُحدد البرنامج افتراضياً "بدون" لجميع الشروط (الزبائن، المواد، الفاتورة)، فتستطيع تغييره واختيار شرط من الشروط التي أنشأتها مسبقاً والتي تنسدل بعد الضغط على السهم المتوفر في الحقل.

كما ويمكنك إنشاء شرط جديد واستخدامه في النسخ.

تخصيص الشرط

تستطيع إنشاء شرط جديد بالضغط على رمز "جديد" المتوفر أسفل جدول الشرط، كما في الصورة:

فتنبثق نافذة "تخصيص الشرط" كما يلي:

الاسم الوصفي

أدخل اسماً للشرط الجديد، وهو حقل إجباري.

جدول الشرط

يحتوي الجدول على مجموعة من الحقول التي تساعدك على تخصيص الشرط وهي:

• الحقل

اختر الحقل الذي تريد تطبيق الشرط عليه بالنقر مرتين متتاليتين بزر الماوس الأيسر، واختياره من قائمة الحقول المنسدلة.

• الشرط

حدّد الشرط المطلوب تطبيقه على الحقل الذي اخترته في "الحقل"، وذلك بالضغط مرتين متتاليتين بزر الماوس الأيسر، واختياره من قائمة الشروط المنسدلة.

• النص

أدخل الشرط الذي تريد تطبيقه على نتائج الحقل الذي اخترته في "الحقل"، بكتابة النص يدوياً ضمن الخانة..

• الرابط

يمكنك تعيين أكثر من شرط واحد وربطهم معاً، فبعد تعيين الشرط الأول حدّد الرابط بينه وبين الشرط التالي بالضغط مرتين متتاليتين ضمن الحقل ثم الاختيار بين "و" و "أو".

مثلاً، تم إنشاء الشرط الأول كما يلي:

الحقل: المنطقة، الشرط: يساوي، النص: الصالحية، الرابط: و.

الشرط الثاني:

الحقل: المنطقة، الشرط: يساوي، النص: المزرعة.

ونتيجة لذلك يتم تطبيق الشرطين معاً بالرابط "و"، أي سيتم تطبيق الشرط على فواتير الزبائن الذين في منطقة الصالحية ومنطقة المزرعة.

التاريخ

يتيح لك البرنامج إمكانية تحديد الفواتير المراد نسخها، وهي الفواتير التي عرّفتها ضمن تاريخ معين، فيظهر خيار التاريخ مفعّلاً افتراضياً.

لحصر نطاق تاريخ الفواتير المطلوب تجميعها، حدّد ما يلي:

من: التاريخ الذي يبدأ به نطاق الفواتير المطلوبة، (يُحدّد افتراضيّاً بتاريخ أو المدة).

إلى: التاريخ الذي ينتهي به نطاق الفواتير المطلوبة، (يُحدّد افتراضيّاً بتاريخ اليوم).

أدخل التاريخ يدوياً، أو استخدم رمز التاريخ المتوفر في الحقول.

تلميح

استخدم الاختصار F2 في حقول التاريخ لتعيين تاريخ اليوم.

رقم الفاتورة

يوفر لك البرنامج إمكانية تحديد الفواتير المراد نسخها، وهي الفواتير التي مُنحت أرقاماً ضمن نطاق معيّن.

اضغط على خانة التحديد المجاورة ليفعّل البرنامج الحقول الآتية:

من: الرقم الذي يبدأ به نطاق الفواتير المطلوبة.

إلى: الرقم الذي ينتهي به نطاق الفواتير المطلوبة.

تلميح

يتيح لك البرنامج الاختيار بين "التاريخ من- إلى" وبين "رقم الفاتورة من- إلى"، فبتفعيل أحدهما يصبح الآخر غير متاح للاستخدام.

البيان

تحتوي الفواتير على حقل "البيان" الذي يمكنك باستخدامه إدخال بيانات إضافية عن الفاتورة، وباستخدام حقل "البيان" هنا في نافذة تجميع الفواتير، يمكنك إدخال البيان المشترك بين الفواتير التي تريد نسخها.

• يحوي

أدخل النص أو البيانات الموجودة في بيان الفواتير التي تريد نسخها.

• لا يحوي

أدخل النص أو البيانات الموجودة في الفواتير التي لا تريد نسخها.

خيارات التقرير

تحتوي القائمة على مجموعة من الخيارات للتحكّم في أداة نسخ الفواتير، حيث يمكنك تفعيل الخيار الذي يتناسب مع آلية عملك، وتكون الخيارات كالتالي:

الفواتير الآجلة

يكون الخيار مفعّلاً بشكل افتراضي، بحيث يتم نسخ الفواتير التي حدّدت طريقة الدفع فيها: آجل.

الفواتير النقدية

يكون الخيار بحالة عدم التفعيل افتراضيّاً، ولكن يمكنك تفعيله لنسخ الفواتير التي حدّدت طريقة الدفع فيها: نقداً.

حذف الفواتير المنسوخة

يكون الخيار بحالة عدم التفعيل افتراضيّاً، ليحتفظ البرنامج بالفواتير التي قمت بنسخها، أي أنه لا يحذف الفواتير الأساسية التي قمت بنسخها، ويوّلد فواتيراً جديدة بالنوع المحدد ضمن حقل "نوع الفواتير المنسوخة".

بتفعيل هذا الخيار يحذف البرنامج جميع الفواتير المراد نسخها، ويحتفظ فقط بالفواتير التي نتجت عن النسخ.

مركز الكلفة يخص الفاتورة

يكون الخيار مفعّلاً افتراضيّاً، بحيث يتم ربط مركز الكلفة المحدد في الفواتير.

مركز الكلفة يخص عناصر الفاتورة

يكون الخيار بحالة عدم التفعيل افتراضيّاً، بعد تفعيله يتم ربط مركز الكلفة (في حال تم تحديد مركز كلفة في الفاتورة) بالمواد الموجودة في الفاتورة.

ترحيل الفواتير التي ترحّل آلياً

يكون الخيار مفعّلاً افتراضيّاً، حيث يتم ترحيل قيم الفواتير إلى الحسابات الواردة ضمنها بشكل آلي.

معالجة الفواتير التي لا تتضمن زبائن

ينسخ البرنامج افتراضيّاً الفواتير التي تحوي زبائن فقط، فيمكنك تفعيل الخيار حتى يتم نسخ الفواتير التي لا تتضمن زبائن.

بعد ملء الحقول المطلوبة لتجميع الفواتير، اضغط على زر "موافق".

الفواتير المراد نسخها

تنبثق نافذة "الفواتير المراد نسخها" بعد الضغط على زر "موافق" في نافذة "نسخ الفواتير".

تحتوي نافذة "الفواتير المراد نسخها" على الفواتير التي نتجت عن البيانات التي أدخلتها في حقول نافذة "نسخ الفواتير".

يُحدّد البرنامج جميع الفواتير في النافذة افتراضيّاً، فإذا أردت استثناء فاتورة ما، اضغط على خانة التحديد المجاورة لها بحيث تختفي إشارة √ من الخانة، وبذلك تصبح الفاتورة غير محدّدة.

اضغط زر "موافق" لبدء نسخ الفواتير.

نتيجة نسخ الفواتير

بعد إدخالك لبيانات الفواتير أو الشروط ضمن نافذة "نسخ الفواتير"، ولتكن كما يلي:

الزبون: سوبر ماركت السعادة.

نوع الفواتير المراد نسخها: مبيعات.

نوع الفواتير المنسوخة: مشتريات.

التاريخ من 1-1-2020 إلى 1-10-2020.

بدون شروط.

ثم الضغط على زر "موافق" في النافذة.

تنبثق نافذة "الفواتير المراد نسخها" بثمانية فواتير بأرقام مختلفة، ولكن ضمن نطاق التاريخ المطلوب.

والضغط على زر "موافق" في هذه النافذة أيضاً؛ ينتقل البرنامج إلى تقرير "نسخ الفواتير"، كما يلي:

تظهر النتائج ضمن تقرير يستعرض معلومات تفصيلية عن الفواتير المراد نسخها.

**بالانتقال إلى فواتير "مشتريات" والتنقل بين الفواتير الثمانية الأخيرة، سنجد أنه تم توليدها

ونتيجة لذلك، تم نسخ فواتير المبيعات من الثمانية إلى فواتير المشتريات (من الرقم إلى الرقم).

مثلاً: فاتورة المبيعات ذات الرقم 102، أصبح لها نسخة، ضمن فواتير المشتريات الفاتورة ذات الرقم 57.