بطاقة مادة- خيارات
توفر لك بطاقة المادة مجموعة من الخيارات التي تؤثر على محتويات بطاقة المادة، فبعض علامات التبويب في بطاقة المادة مقترنة بتفعيل خيارات معيّنة ضمن تبويب "خيارات"، فمثلاً، لا يمكنك إضافة مكونات المادة قبل تفعيل خيار "مادة تجميعية".
بعد طلب بطاقة مادة، انتقل إلى تبويب "خيارات"، فتظهر محتويات البطاقة بالشكل التالي:
نوع المادة
اختر نوع المادة التي تعرّف بطاقة لها، من القائمة المنسدلة من الحقل، حيث يؤثر نوع المادة على حركة الحسابات مثل المخزون والموجودات، توفر القائمة الأنواع التالية:
مستودعية
يُقصد بها المواد الملموسة التي يمكنك تخزينها، وشرائها بهدف البيع، مثل: الألبسة، المواد الغذائية، أدوات منزلية جاهزة، وهي النوع الافتراضي الذي تعتمد البطاقة عند طلبها.
فمثلاً، إذا كنت تريد تعريف بطاقة لمادة "جاكيت نسائي" لشرائها ثم بيعها في متجر الألبسة، فنوع المادة المناسب هو "مستودعية".
خدمية
يمكنك استخدام نوع المادة "خدمية" لتعريف الخدمات التي تقدمها للزبائن المقدّمة إلى الزبائن، مثل: أعمال الصيانة، التركيب، التنظيف...
لا تؤثر المادة الخدمية على المستودعات، وليس لها وحدات محدّدة، فتلاحظ عند اختيارها تختفي حقول حدود المادة (الأعلى، الأدنى، حد الطلب) وحقل الكمية الحالية من تبويب "وحدات" في بطاقة مادة.
استخدم زر "حسابات" في بطاقة المادة لتخصيص حسابات المادة الخدمية المتحركة عند تحرير الفواتير، حيث يمكنك تحديد الحسابات التالية لجميع أنماط الفواتير: المواد، الحسميات، الإضافات، الهدايا، مقابل الهدايا، النقديات.
أصل ثابت
تُعد المادة من نوع "الأصل الثابت" من الموجودات الثابتة بقصد الاستثمار لا بقصد البيع، مثل: السيارات التي تشتريها لنقل البضائع، الأبنية، والأدوات.
عند اختيارك نوع المادة "أصل ثابت"، تتفعّل تلقائيّاً خيارات "رقم تسلسلي" لفرض الرقم التسلسلي عند الإدخال والإخراج، ولا يمكنك إلغاء تفعيلها.
تاريخ صلاحية
فعّل الخيار ليسمح لك البرنامج بإدخال تاريخ صلاحية المادة، مما يساعدك في معرفة حركة المواد حسب تاريخ انتهاء الصلاحية.
عليك إظهار حقل تاريخ انتهاء صلاحية في نوافذ الفواتير من أنماط الفواتير- تبويب حقول الجدول، حتى تتمكّن من إضافة تاريخ انتهاء صلاحية المادة ضمن أقلام الفاتورة.
يمكنك فرض إضافة تاريخ انتهاء صلاحية المادة عند تحرير فاتورة مشتريات بتفعيل خيار "فرض عند الإدخال"، وتستطيع فرض إضافة التاريخ عند تحرير فاتورة مبيعات بتفعيل خيار "فرض عند الإخراج".
تاريخ إنتاج
فعّل الخيار ليسمح لك البرنامج بإدخال تاريخ إنتاج المادة ضمن أقلام الفاتورة، وعليك أيضاً إظهار حقل تاريخ الإنتاج في نوافذ الفواتير من أنماط الفواتير- تبويب حقول الجدول.
يمكنك فرض إضافة تاريخ إنتاج المادة عند تحرير فاتورة مشتريات بتفعيل خيار "فرض عند الإدخال"، وتستطيع فرض إضافة التاريخ عند تحرير فاتورة مبيعات بتفعيل خيار "فرض عند الإخراج".
الفئة
فعّل الخيار ليسمح لك البرنامج بإدخال فئة المادة ضمن أقلام الفاتورة، وعليك أيضاً إظهار حقل "فئة" في نوافذ الفواتير من أنماط الفواتير- تبويب حقول الجدول.
يمكنك الاستفادة من الفئة التي تدخلها ضمن الفاتورة لسهولة الوصول إلى المواد التي أضفت لها فئة مشتركة، وذلك بطلب العديد من التقارير وفقاً لفئة معيّنة مثل: حركة مادة، حركة المواد حسب الزبائن، حركة الزبائن حسب السندات.
يمكنك فرض إضافة فئة المادة عند تحرير فاتورة مشتريات بتفعيل خيار "فرض عند الإدخال"، وتستطيع فرض إضافة الفئة عند تحرير فاتورة مبيعات بتفعيل خيار "فرض عند الإخراج".
مادة تجميعية
فعّل هذا الخيار إذا كانت المادة مكونة من عددٍ من المواد الأخرى التي تستخدمها في فواتير تجميع وتفكيك، بحيث تستطيع بعد تفعيل الخيار، إضافة مكونات المادة ضمن الحقل المتوفر في بطاقة مادة- مادة تجميعية.
حساب الأسعار من المكونات
يُتاح الخيار بعد تفعيل "مادة تجميعية"، ويُقصد به أن يتم حساب سعر المادة الحالية "التجميعية" وفقاً لأسعار المواد المكونة لها، فمثلاً، يحسب البرنامج سعر الجملة للمادة التجميعية بأنه مجموع أسعار "الجملة" للوحدة الافتراضية في جميع بطاقات المواد المكوِّنة للمادة التجميعية، ويطبّق الطريقة على جميع أسعار المادة (المستهلك، آخر شراء...).
إدراج المكونات بالفاتورة
يُتاح الخيار بعد تفعيل "مادة تجميعية"، وبتفعيله يتم إدراج جميع مكونات المادة التجميعية ضمن أقلام الفاتورة، فمثلاً، إذا كانت المادة التجميعية "هدية عيد الأم" والمواد المكوَّنة لها "ورد، عطر، وشاح"، فعند إضافة المادة التجميعية "هدية عيد الأم" إلى فاتورة المبيعات، تندرج مكوناتها فقط "ورد، عطر، وشاح" في أقلام الفاتورة، ويتولّد السند بالمكونات أيضاً.
الكمية في الفاتورة كمية صحيحة
فعّل الخيار لحصر إدخال قيمة صحيحة لكمية المادة في الفاتورة، فمثلاً عندما تضيف بطاقة لمادة "عصير طبيعي" وتحدّد الوحدة 2 "صندوق" أنها الوحدة الافتراضية بعامل تحويل "12" بينها وبين الوحدة 1 "عبوة"، بهذه الحالة يمكنك تحديد الكمية في فاتورة المبيعات "1.5" أي صندوق ونصف.
أما عندما تفعّل خيار "الكمية في الفاتورة كمية صحيحة" في بطاقة المادة "عصير طبيعي"، فلا يمكنك تحديد الكمية في الفاتورة "1.5"، لأنه رقم غير صحيح فتستطيع استخدام كميات صحيحة فقط مثل 1،2،3...
إخفاء في نافذة البحث
يتيح لك البرنامج إمكانية إخفاء بطاقة المادة عندما تبحث عن المواد ضمن نافذة "اختيار مادة" مما يخفف ظهور المواد التي لا تستخدمها في الوقت الحالي، وذلك بتفعيل خيار "إخفاء في نافذة البحث" في بطاقة المادة المطلوبة.
إخفاء المادة لا يعني حذف بطاقتها، فيمكنك استعراض البطاقة وإلغاء تفعيل الخيار لإظهار المادة مرة جديدة في نافذة البحث (نافذة اختيار مادة).
مادة لها مُركّبات
تتعامل أحياناً مع نوع من المواد تتشابه بالاسم والسعر والمجموعة، لكنها تختلف ببعض الخصائص، مثلاً، إذا كنت تتعامل مع الألبسة وتريد إدخال مادة باسم "كنزة صوف رجالية" فإن لهذه المادة خصائص مختلفة كالقياس (XS, S, M,L...)، الألوان (أسود، بني، أبيض...).
لضمان جرد المادة بشكل أفضل ومعرفة حركة المادة والنقص وفقاً للخصائص السابقة، فعّل خيار "مادة لها مركبات"، فيُتاح زر "المركبات" في بطاقات المادة للبدء في تعريف مركبات المادة وإضافتها باستخدام النافذة المنبثقة عن زر "مركبات".
رقم تسلسلي
فعّل الخيار إذا كانت المادة من النوع الذي يحمل أرقاماً تسلسلية مثل: السيارات، الهواتف الذكية، الغسالات، مما يسهّل عليك الوصول إلى بيانات دقيقة عند طلب تقارير الأرقام التسلسلية (جرد الأرقام التسلسلية، الأرقام المفقودة...).
لإدخال الرقم التسلسلي لمادة بعد إضافتها إلى أقلام الفاتورة، اضغط على مفتاح F8 فتظهر نافذة "الأرقام التسلسلية" التي يمكنك باستخدامها إدخال الأرقام بأكثر من طريقة.
يمكنك فرض إضافة الرقم التسلسلي للمادة عند تحرير فاتورة مشتريات بتفعيل خيار "فرض عند الإدخال"، وتستطيع فرض إضافة الرقم التسلسلي عند تحرير فاتورة مبيعات بتفعيل خيار "فرض عند الإخراج".
لها كفالة
يُتاح خيار "لها كفالة" بعد تفعيل خيار "رقم تسلسلي"، لأن منح الكفالة لمادة معيّنة يرتبط برقمها التسلسلي، فعند إخراج المادة التي تحمل رقماً تسلسلياً معيّناً، يصبح من السهل معرفة المتبقي من الكفالة الممنوحة لها.
توفر لك بطاقة المادة تحديد صلاحية الكفالة باستخدام الحقول التالية:
مدة الكفالة
حدّد مدة صلاحية كفالة المادة الحالية، فبعد تفعيل خيار "لها كفالة" يمكنك تحديدها كما يلي:
- مدة الكفالة
أدخل الرقم الذي يتناسب مع اختيارك في الحقل المحاور.
- شهر
ينسدل من الحقل قائمة بخيارات المدة الزمنية المتوفرة، وهي: يوم، أسبوع، شهر، سنة.
اختر المدة الزمنية ثم أدخل الرقم في حقل مدة الكفالة، مثلاً، 3 شهر، أو 1 سنة.