تجهيز البرنامج للعمل
قبل البدء بإدخال الحركات اليومية والعمليات المحاسبية، ينبغي إعداد البيئة الأساسية للعمل وتعريف البيانات الرئيسية التي سيعتمد عليها البرنامج في الفواتير والسندات والتقارير.
ما الهدف من هذه المرحلة؟
تهدف مرحلة التجهيز إلى إعداد ملف الشركة وتعريف العناصر الرئيسية التي ستبنى عليها الحركة اليومية داخل النظام، بحيث يصبح بإمكانك بعد ذلك تنفيذ عمليات الشراء والمبيع والقبض والدفع ومراجعة التقارير بثقة ووضوح.
باختصار: هذه الصفحة هي نقطة الانطلاق العملية قبل التشغيل الفعلي.
مسار التجهيز المقترح
1) إنشاء الملف
أنشئ ملف الشركة للسنة المحاسبية الحالية وحدد بياناته الأساسية وموقعه وقاعدة البيانات المرتبطة به.
الانتقال إلى إنشاء ملف جديد2) تعريف البيانات الأساسية
جهّز الحسابات، الزبائن، الموردين، المواد، المستودعات، العملات، ومراكز الكلف بما يتناسب مع طبيعة عملك.
3) تهيئة الأنظمة الإضافية
فعّل الميزات التي تحتاجها فقط، مثل تاريخ الصلاحية، الأرقام التسلسلية، الباركود، أو نظام الفروع.
ما الذي ينبغي تعريفه قبل بدء العمل؟
قبل تنفيذ العمليات المحاسبية اليومية، يفضّل استكمال البنود التالية:
- ملف الشركة للسنة المحاسبية الحالية.
- دليل الحسابات بما يتوافق مع طبيعة النشاط.
- الزبائن والموردون.
- المجموعات والمواد.
- المستودعات.
- مراكز الكلف.
- الأوراق المالية مثل الشيكات وبطاقات الاعتماد.
- العملات التي سيتم التعامل بها.
- خصائص الفواتير والسندات بما يناسب إجراءات العمل في الشركة.
بعد ذلك، تأتي مرحلة:
- إضافة القيد الافتتاحي.
- إدخال بضاعة أول المدة.
- ثم البدء بعمليات الشراء والمبيع والقبض والدفع والتقارير.
ليس من الضروري أن تكون جميع الإعدادات متشابهة بين كل الشركات.
بعض البنود أساسي لكل المستخدمين، بينما توجد إعدادات أخرى تعتمد على طبيعة النشاط ونظام العمل المعتمد لديك.
الإعدادات الأساسية لكل شركة
إنشاء ملف جديد
الخطوة الأولى لإنشاء ملف الشركة وربطه بقاعدة البيانات وتحديد إعداداته الأولية.
عرض الشرحتثبيت البرنامج
راجع خطوات تثبيت البرنامج قبل بدء الإعداد، وخاصة عند التجهيز لأول مرة على جهاز أو بيئة عمل جديدة.
عرض الصفحةإعدادات حسب طبيعة النشاط
هذه الإعدادات لا يحتاجها جميع المستخدمين، لكنها مهمة جدًا عند اعتمادها في العمل:
نظام تاريخ الصلاحية
مناسب للمواد الغذائية والطبية وكل مادة لها صلاحية محددة وتحتاج متابعة تواريخ الانتهاء.
عرض الشرحالأرقام التسلسلية
يفيد في تتبع المواد ذات الأرقام التسلسلية والحصول على تقارير الجرد والمتابعة والتدقيق.
عرض الشرحنظام الباركود
مناسب للمنشآت التي تعتمد على قارئات الباركود لإدخال المواد بسرعة داخل الفواتير.
عرض الشرحنظام الفروع
مناسب للشركات التي لديها أكثر من فرع أو تعمل عبر محافظات أو دول متعددة.
عرض الشرحترتيب عملي مقترح للتنفيذ
أولًا: ابدأ بالأساسيات
- تثبيت البرنامج.
- إنشاء ملف جديد.
- تحديد البيانات العامة وبيئة العمل.
ثانيًا: جهّز البيانات الرئيسية
- إعداد دليل الحسابات.
- تعريف الزبائن والموردين.
- تعريف المواد والمجموعات.
- تعريف المستودعات والعملات ومراكز الكلف.
- ضبط خصائص الفواتير والسندات.
ثالثًا: أضف الأنظمة المتخصصة عند الحاجة
- تاريخ الصلاحية.
- الأرقام التسلسلية.
- الباركود.
- الفروع.
رابعًا: ابدأ التشغيل الفعلي
- إدخال القيد الافتتاحي.
- إدخال بضاعة أول المدة.
- تنفيذ الحركات اليومية والتقارير.
من أين أبدأ الآن؟
- إذا كنت تبدأ للمرة الأولى: ابدأ من إنشاء ملف جديد.
- إذا كان لديك نشاط يعتمد على تتبع المواد: راجع تاريخ الصلاحية أو الأرقام التسلسلية أو الباركود.
- إذا كانت شركتك تعمل بأكثر من فرع: انتقل إلى إعدادات نظام الفروع.
- إذا أنهيت التجهيز: تابع إلى الوظائف الأساسية أو استخدم الدليل المرجعي للوصول السريع إلى الموضوع المطلوب.
استخدم البحث أعلى الموقع للوصول السريع إلى أي بطاقة أو تقرير أو إعداد مرتبط بمرحلة التجهيز.