الاعتمادات المستندية
يوفر لك البرنامج العديد من المزايا التي تساعدك على تنظيم الحسابات والنفقات ومتابعة الوضع المالي لمؤسستك، ومنها نافذة الاعتمادات المستندية.
ما هو الاعتماد المستندي
يقصد بالاعتماد المستندي أنه الاعتماد الذي سيتم تحميله بعض النفقات التي قد تحتاج لدفعها قبل استلام البضاعة.
فمثلاً، عندما تستورد كمية كبيرة من المواد قد تحتاج لدفع بعض المصاريف قبل استلام المواد وتحرير الفاتورة، لذلك يمكنك إنشاء اعتماد مستندي لتحميل التكاليف عليه، وتوزيع هذه التكاليف على جميع المواد المستوردة بطرق توزيع تحدّدها ضمن نافذة "مصاريف الاعتماد وطرق توزيعها".
استخدام نافذة الاعتمادات المستندية
تستخدم نافذة الاعتمادات المستندية لتعريف الاعتمادات الجديدة، واستعراضهاً، وتحديد نوع النفقات وطريقة توزيعها على أقلام الفاتورة المرتبطة بالاعتماد، حيث تحتوي النافذة على جداول تندرج فيها الفواتير والسندات المرتبطة بالاعتماد المستندي.
الوصول إلى نافذة الاعتمادات المستندية
تستطيع الوصول إلى نافذة "الاعتمادات المستندية" من الشريط الرئيسي- تبويب فواتير- مجموعة الاعتماد المستندي.
محتويات نافذة الاعتمادات المستندية
تتألف نافذة الاعتمادات المستندية من حقول رئيسية لتعريف الاعتماد المستندي، وجدولَي الفواتير والنفقات لاستعراض سندات الدفع والفواتير المرتبطة بالاعتماد، فيما يلي شرحٌ للحقول والجداول:
الحقول الرئيسية
تتألف نافذة الاعتمادات المستندية من مجموعة حقول رئيسية لإضافة اعتماد جديد أو التعديل على اعتماد مُضاف سابقاً، وهي كالآتي:
الرقم المتسلسل وأزرار التنقل
يرجى مراجعة الرقم المتسلسل وأزرار التنقل.
درجة السرية
يرجى مراجعة درجة السرية.
الرمز
لكل اعتماد مستندي رمز فريد، فيمكنك كتابة الرمز وفقاً لمعايير تختارها (الحقل إجباري).
الاسم
أدخل اسم الاعتماد المستندي الذي تقوم بتعريفه، (الحقل إجباري).
الاسم اللاتيني
يمكنك إدخال اسم الاعتماد المستندي بلغة أخرى.
الاعتماد الرئيسي
أدخل اسم/رمز الاعتماد الرئيسي للاعتماد الحالي، أو اضغط على رمز (*) من لوحة المفاتيح، أو رمز البحث المتوفر في الحقل، واختر المطلوب من نافذة "اختيار اعتماد مستندي رئيسي" المنبثقة، (حقل إجباري).
عرّف الاعتماد المستندي الرئيسي من بطاقة اعتماد مستندي رئيسي المتوفرة في مجموعة الاعتماد المستندي- تبويب فواتير.
يمكنك تعريف الاعتماد المستندي الرئيسي مباشرة من نافذة "اختيار اعتماد مستندي رئيسي" باستخدام زر "جديد" المتوفر في شريط أدوات النافذة.
الحساب
أدخل اسم/رمز حساب الاعتماد الذي تريد ربطه بالاعتماد الحالي، أو استخدام رمز البحث المتوفر في الحقل لاختيار الحساب من نافذة "اختيار حساب" المنبثقة.
لا يمكنك تعديل أو حذف الحساب بعد ربط فاتورة أو سند بالاعتماد.
الحساب المقابل
أدخل الحساب المقابل عند استخدامك للجرد النهائي في الاعتماد المستندي الحالي.
يمكنك استخدام الجرد النهائي بإلغاء تفعيل خيار "اعتماد الجرد المستمر في الاعتمادات المستندية" المفعّل افتراضيّاً في تبويب الحفظ ضمن نافذة خيارات البرنامج.
يجب إقفال أو حذف الاعتمادات المستندية المفتوحة قبل إلغاء تفعيل خيار اعتماد الجرد المستمر في الاعتمادات المستندية.
مركز كلفة قيد الإقفال
يمكنك تحديد مركز الكلفة الذي يتولّد فيه قيد إقفال الاعتماد المستندي الحالي بإدخال اسم/رمز مركز الكلفة، أو بالضغط على رمز البحث المتوفر في الحقل، أو رمز (*) في لوحة المفاتيح، واختيار مركز الكلفة المطلوب من النافذة المنبثقة.
تاريخ الفتح
يعرض الحقل تاريخ فتح الاعتماد المستندي (إضافته)، فعند إنشاء اعتماد جديد يظهر تاريخ اليوم بشكل تلقائي، يمكنك تغيير إلى التاريخ الفعلي للاعتماد المستندي بكتابة التاريخ يدوياً، أو استخدام رمز التقويم المتوفر في الحقل، (يمكنك تعديل التاريخ بعد إضافته).
نمط السند
اختر نمط السند المتولّد عن إقفال الاعتماد المستندي من القائمة المنسدلة من الحقل، حيث تحتوي على جميع أنماط السندات المعرّفة باستخدام نافذة "أنماط السندات"، (حقل إجباري).
تستطيع إنشاء نمط سندات جديد لاستخدامه في قفل الاعتماد المستندية من نافذة أنماط السندات التي يمكنك الوصول إليها من الشريط الرئيسي للبرنامج- تبويب إدارة- زر إدارة الأنماط- تبويب السندات في النافذة- زر تحرير.
الفرع
أدخل الفرع الذي تضيف الاعتماد المستندي الحالي إليه، بكتابة اسم/رمز الفرع، أو استخدام رمز البحث المتوفر في الحقل، أو رمز (*) من لوحة المفاتيح، (حقل إجباري).
البيان
أدخل في هذا الحقل وصفاً مختصراً للاعتماد المستندي الحالي أو معلومات إضافية تميّزه عن بقية الاعتمادات المستندية، ويمكنك تعديل البيان عند الضرورة.
تاريخ الإقفال المتوقع
يمكنك إضافة تاريخ لاحق لتاريخ اليوم بحيث يكون التاريخ المتوقّع لإقفال الاعتماد المستندي الحالي، وفي حالة عدم إضافة أي تاريخ، يعتمد البرنامج تلقائيّاً على تاريخ اليوم، فلا يؤثر هذا التاريخ على حالة الاعتماد.
تاريخ الإقفال
يظهر الحقل للقراءة فقط، فلا يمكنك تعديل التاريخ فيه، لأنه يعتمد على تاريخ إضافة الاعتماد المستندي لأول مرة قبل إقفال الاعتماد، أي عندما تكون حالة الاعتماد "مفتوح"، ويتغيّر بشكل تلقائي عند إقفال الاعتماد باستخدام زر "عمليات" في النافذة، ويصبح التاريخ في الحقل مطابقاً لتاريخ إقفال الاعتماد الفعلي.
عند إلغاء إقفال الاعتماد يحتفظ الحقل بتاريخ الإقفال السابق، ولا يتغيّر إلا بإقفال الاعتماد مرة جديدة.
حالة الاعتماد
يعرض الحقل حالة الاعتماد المستندي، ويكون بإحدى الحالتين:
- مفتوح
قبل إقفال الاعتماد المستندي، أو عند إلغاء قفل الاعتماد باستخدام زر "عمليات".
- مغلق
عند إقفال الاعتماد المستندي باستخدام زر "عمليات".
جدول الفواتير
يظهر ضمن الجدول جميع الفواتير المرتبطة بالاعتماد المستندي الحالي، بحيث يتم توزيع النفقات (المبالغ المدفوعة في السندات المرتبطة بالاعتماد) على أقلام الفاتورة وفقاً لطريقة التوزيع المحدّدة لكل نفقة على حدة.
يحتوي الجدول على عدد من الحقول التي تستعرض بيانات الفاتورة، كما في الصورة:
اضغط على الفاتورة ضمن الجدول بزر الماوس الأيمن لعرضها، أو للتحكّم بخطوط الشبكة بين حقول جدول الفواتير.
ربط الفاتورة بالاعتماد المستندي
يمكنك ربط الفاتورة بالاعتماد المستندي بالضغط على زر "مزيد" في نافذة الفاتورة، فتنبثق نافذة "معلومات إضافية"، ثم من تبويب عام (التبويب الافتراضي الذي تنبثق عليه النافذة) تستطيع إضافة الاعتماد المستندي المطلوب ربط الفاتورة به (بشرط أن تكون حالة الاعتماد "مفتوح") إلى حقل "الاعتماد"، فيتفعّل حقل "التصنيف".
تحتوي القائمة المنسدلة من حقل التصنيف على الخيارين:
- فاتورة
لاعتبارها فاتورة حتى يتم توزيع النفقات على أقلامها.
- نفقة
لاعتبارها من النفقات وتوزيعها على أقلام الفاتورة المرتبطة بالاعتماد المستندي، (بشرط أن تكون مواد الفاتورة مواد خدمية فقط).
جدول النفقات
يعرض الجدول جميع السندات المرتبطة بالاعتماد المستندي الحالي، فيعبر البرنامج أن هذه السندات من النفقات التي ستتوزّع على أقلام الفواتير المرتبطة بالاعتماد.
يحتوي الجدول على عدد من الحقول التي تستعرض بيانات السند، كما في الصورة:
بعد ربط السند بالاعتماد المستندي، يظهر ضمن جدول النفقات، ولكن لا يتم توزيعه على أقلام المادة قبل أن تحدّد "نوع النفقة" و"طريقة التوزيع" في الجدول.
يظهر نوع النفقة افتراضيّاً "بدون"، لتحديده اضغط مرتين متتاليتين ضمن الحقل، فتنسدل قائمة بجميع النفقات (المصاريف) المعرّفة سابقاً باستخدام نافذة "مصاريف الاعتماد وطرق توزيعها".
تظهر طريقة التوزيع مباشرة بعد اختيار نوع النفقة، وهي الطريقة التي قمت باختيارها مسبقاً لنوع النفقة في نافذة "مصاريف الاعتماد وطرق توزيعها".
يمكنك عرض السند بالضغط على رقم سطر السند المطلوب في الجدول بزر الماوس الأيمن والضغط على خيار "عرض السند".
طريقة ربط السند بالاعتماد المستندي
تستطيع ربط السند بالاعتماد المستندي المطلوب (بعد تعريف الاعتماد) بإضافة اسم/رمز الاعتماد المستندي في حقل "الاعتماد المستندي" ضمن جدول السند.
يمكنك إضافة حقل "الاعتماد المستندي" إلى جدول السند من نافذة أنماط السندات- تبويب حقول الجدول لهذا النمط.
عمليات
يستخدم زر "عمليات" لإقفال الاعتماد بعد الانتهاء من ربط الفواتير والسندات وتوزيع النفقات على أقلام الفواتير، أو إلغاء قفل الاعتماد، وترتبط العملية التي تطبقها على الاعتماد بحقل "حالة الاعتماد"، تنسدل من زر "عمليات" قائمة بما يلي:
- قفل الاعتماد
يُشترط عليك لإقفال الاعتماد المستندي ربطه بفاتورة واحدة، وسند واحد (نفقة) على الأقل.
لا يمكن التعديل على الاعتماد عندما يكون مقفلاً.
بعد قفل الاعتماد تظهر الرسالة التالية:
ويصبح محتوى حقل حالة الاعتماد "مغلق".
- إلغاء قفل الاعتماد
يمكنك إلغاء إقفال الاعتماد للتعديل عليه، وبعد إلغاء قفل الاعتماد، تظهر الرسالة التالية:
ويصبح محتوى حقل حالة الاعتماد "مفتوح".
سندات
تتولّد السندات بعد إقفال الاعتماد المستندي وفقاً لنمط السندات الذي تحدّده في حقل "نمط السند" ضمن نافذة الاعتمادات المستندية لهذا النمط.
يمكنك الوصول إلى السندات المتولّدة عن إقفال الاعتماد من زر "سندات" الذي يتفعّل بعد إقفال الاعتماد، حيث تنسدل قائمة بجميع السندات المتولّدة عن إقفال الاعتماد الحالي.
معاينة
يمكنك طلب معاينة للاعتماد بالضغط على زر "معاينة"، فتنبثق النافذة التالية:
اضغط على زر "معاينة" من النافذة للمتابعة، فينتقل البرنامج إلى واجهة معاينة الاعتماد المستندي، كما يلي:
تستعرض واجهة المعاينة جميع أقلام الفواتير وكمياتها، بالإضافة إلى سعر المادة (الإفرادي) وصافي القلم، وقيمة النفقات الموزعّة على هذا القلم، ومجموع النفقات، ثم الكلفة المحسوبة للقلم (صافي القلم + مجموع النفقات = الكلفة المحسوبة).
تحديث
اضغط على زر "تحديث" بعد إجراء تعديلات مثل تغيير نوع النفقة، لتحديث بيانات النافذة.
الأوامر القياسية
يرجى مراجعة الأوامر القياسية.