بطاقة نوع وثيقة مرفقة
تستخدم بطاقة نوع وثيقة مرفقة لتعريف أنواع الوثائق التي تريد استخدامها في نظام الأرشفة وإضافة الوثائق إلى السجلات، ولكن عليك أولاً تعريف حقول الوثيقة.
بعد تعريف نوع الوثيقة، عليك ربطه بالسجل المناسب، وذلك باستخدام أداة "ربط السجلات بأنواع الوثائق المرفقة"، يُستفاد من بطاقة نوع وثيقة مرفقة عندما تريد إضافة وثيقة إلى سجل ما (سند قيد، بطاقة حساب، بطاقة مركز كلفة...)، بحيث يمكنك اختيار نوع الوثيقة ضمن نافذة "وثيقة مرفقة".
تستطيع الوصول إلى بطاقة نوع وثيقة مرفقة من الشريط الرئيسي- تبويب أنظمة- مجموعة الأرشفة.
وبعد طلبها، تنبثق نافذة البطاقة كما يلي:
تحتوي نافذة البطاقة على عدد من الحقول والأزرار، وتكون المحتويات كما يلي:
الحقول الرئيسية
تحتوي بطاقة نوع وثيقة مرفقة على مجموعة من الحقول الرئيسية الثابتة، وهي كما يلي:
الرقم المتسلسل وأزرار التنقل
يرجى مراجعة الرقم المتسلسل وأزرار التنقل.
درجة السرية
يرجى مراجعة درجة السرية.
الاسم
أدخل اسم نوع الوثيقة الذي تعرّف له بطاقة جديدة، فلكل نوع اسم فريد، لذلك لن يتم حفظ البطاقة باسم موجود في بطاقة نوع وثيقة أخرى، (حقل إجباري).
الاسم اللاتيني
يمكنك إدخال اسم نوع الوثيقة بلغة أجنبية مختلفة.
حقول الوثيقة
يندرج ضمن القائمة جميع أنواع حقول الوثيقة المعرّفة وبجوار كل حقل يوجد خانة للتحديد، فإذا أردت إضافة حقلٍ ما إلى بطاقة نوع الوثيقة الحالية؛ اضغط على خانة التحديد المجاورة للحقل، وعندما تظهر إشارة √ ضمن الخانة، يكون الحقل قد تمت إضافته إلى نوع الوثيقة.
اضغط على زر "حفظ" لإضافة الحقول إلى بطاقة نوع الوثيقة.
إعدادات الملفات
تحتوي القائمة على صيغ الملفات المتاحة، وهي الصيغ التي يُسمح برفعها إلى الوثيقة واستخدامها في السجلات، كما يظهر بجوار كل صيغة الحجم الأعظمي (بالكيلوبايت) المسموح للوثيقة.
توفر لك النافذة ضمن تبويب "إعدادات الملفات" الأدوات التالية:
جديد
تستطيع إضافة صيغة جديدة باستخدام رمز "جديد"، فبعد الضغط عليه، يندرج سطر جديد لتبدأ بإدخال اسم الصيغة ضمن عمود "امتداد الملف"، وحجمه الأعظمي (بالكيلوبايت).
حذف
يمكنك حذف صيغة ما (امتداد الملف) بالضغط على سطر الصيغة التي تريد حذفها، فيظهر رمز القلم بجوار السطر، اضغط على القلم فيُتاح رمز "حذف" لتتمكن من الحذف مباشرة.
الأوامر القياسية
يرجى مراجعة الأوامر القياسية.