صيانة الملفات
يحوي برنامج الأمين ERP مجموعة من عمليات الصيانة التي تفيدك في حالة حدوث خطأ في الملفات، أو للتأكد من سلامة الملفات، وعدم وجود مشاكل من أي نوع من الملفات، كما أن بعض عمليات الصيانة تفيد في بعض المهام عند إعادة ترتيب الدليل المحاسبي والدليل الهرمي للمواد.
عند وجود أخطاء بعد إجراء عمليات الصيانة، تظهر نافذة تقرير بالأخطاء التي وجدها البرنامج أثناء قيامه بعمليات التدقيق المختلفة، ويظهر هذا التقرير على شكل جدول يتضمن الأخطاء التي تم إصلاحها باللون الرمادي والأخطاء التي لم يستطع البرنامج إصلاحها باللون الأحمر ومسار الملف الذي تم تخزين محتويات التقرير فيه.
تستطيع الوصول إلى نافذة صيانة الملفات بعد تسجيل الدخول إلى الملف، من الشريط الرئيسي للبرنامج- تبويب ملف، فينتقل البرنامج إلى الواجهة الترحيبية، كما يلي:
اضغط على تبويب "أدوات"، ثم اضغط على أداة "صيانة الملفات"، فتنبثق النافذة بالشكل التالي:
تحتوي نافذة "صيانة الملفات" على قائمة بأنواع الصيانة المتاحة، فتستطيع اختيار الصيانة المناسبة للخطأ الذي ظهر في البرنامج وفقاً لآلية عمل الصيانة وتأثيرها على الملف.
فيما يلي شرح مختصر لعمليات الصيانة واستخداماتها:
إعادة فهرسة الملفات
تستخدم لإعادة إنشاء فهارس الملفات، بحيث تتكون الملفات من ملفات تحوي معطيات وفهارس، والفهارس لا تحوي معلومات غير موجودة في الملفات الأصلية، غير أنها تسرّع بشكل كبير عمليات البحث والوصول إلى المعلومات. قد تستغرق العملية وقتاً طويلاً إذا كان حجم الملفات كبيراً، وخلال مراحل عملية الإنشاء قد لا يستجيب البرنامج إلى أي أمر منك بشكل مباشر، في هذه الحالة لا تقلق وعليك الانتظار.
تدقيق بنية الملفات
تقارن بين بنية الملفات الحالية والبنية القياسية المعتمدة، وذلك للتأكد من ترتيب الحقول وأسمائها في الجداول، والكشف عن أي زيادة أو نقص فيها، وأيضاً للتحقق من سلامة المفاتيح الخارجية وأي مشاكل محتملة.
تحديث بنية الجداول الافتراضي
تستخدم لتحديث بنية الجداول الافتراضية (Views) في حالة وجود مشكلة فيها.
تحديث قاعدة البيانات
تساعدك هذه العملية على تحديث الملفات في قاعدة بيانات البرنامج، أو استعادة الملفات الافتراضية في حال تم حذف أحدها بالخطأ
إعادة بناء العلاقات بين الجداول
تسمح لك العملية بإعادة بناء العلاقات بين جداول البيانات، ولكنّها قد تستغرق وقتاً طويلاً عندما يكون حجم الملف كبيراً، لذلك يجب عدم إطفاء جهاز الحاسب قبل إنهاء العملية.
إدراج تاريخ انتهاء الصلاحية في فواتير الإخراج
يمكنك استخدامها لإدراج تاريخ انتهاء الصلاحية في فواتير الإخراج، ولكن عليك أولاً إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
تقليص حجم قاعدة البيانات
تستخدم لضغط حجم قاعدة البيانات وإزالة الفراغات، مما يجعل ملفات البرنامج تأخذ حيزاً أقل على القرص الصلب.
تفريغ الجداول التي تحوي نتائج مؤقتة
يمكنك تفريغ بعض الجداول التي تحوي على نتائج مؤقتة لتقليص حجم قاعدة البيانات، كما يمكنك تفريغ جزء من المعلومات من بعض الجداول التي لم تعد مفيدة حسب الخيارات المتاحة.
تدقيق أرصدة الحسابات
تمكّنك هذه العملية من تدقيق أرصدة الحسابات عند وجود بعض الأخطاء أثناء إجراء العمليات اليومية المختلفة، أي أن البرنامج يقوم بإعادة قراءة سندات القيد وحساب الجانب المدين والجانب الدائن ثم حساب الرصيد لكل حساب.
تدقيق أسعار التعادل بالمقارنة مع النشرة
تساعدك هذه العملية في تطبيق أسعار الصرف المحدّدة في نشرة صرف العملات على الفواتير والسندات بأكثر من طريقة، ولكن عليك أولاً إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
إعادة بناء نشرة أسعار العملات
تستطيع تعديل نشرة أسعار العملات لما يوافق الأسعار المختلفة المدخلة بحسب التغييرات اليومية لأسعار الصرف، فخلال عملك اليومي بالبرنامج قد تدخل بعض الفواتير أو السندات بأسعار صرف مغايرة للأسعار المحدّدة في نشرة أسعار الصرف.
توفر لك العملية إمكانية تحديد العملة التي تريد تحديث أسعارها، أو لجميع العملات ما عدا عملة واحدة، وتخزين النشرة في قاعدة البيانات، بالإضافة إلى التعديل على الأسعار المخزنة، وذلك خلال فترة زمنية تحدّدها بنفسك وبالسعر المُختار (الأعلى، الأدنى، الوسطي).
يفرض عليك البرنامج أولاً إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
تعديل درجة السرية
تسمح لك العملية بتعديل درجة السرية للأوراق التجارية، الفواتير والسندات خلال فترة زمنية معيّنة، ولكن يجب عليك في البداية إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
تدقيق الملفات
تستخدم للتأكد من تكاملية الملفات وعدم وجود أخطاء فيها، مثلاً، وجود قيد غير متوازن أو وجود فاتورة بدون وجود سند القيد الخاص بها.
قبل تنفيذ العملية عليك إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي، ثم تستطيع اختيار نوع الفحص للحسابات، الفروع، مجموعات المواد، المستودعات، الفواتير، السندات، الأوراق التجارية، العملات، الأصول الثابتة، وبيانات الحقول.
توليد سندات القيد وترحيل الفواتير
تسمح هذه العملية بتوليد القيود للفواتير غير المرحلة، وذلك عندما يفعّل مدير النظام خيار عدم توليد القيود في خصائص الفواتير.
توليد سندات القيد الآلية وإلغاء ترحيل الفواتير
تسمح لك بحذف جميع سندات القيد المتولدة عن الفواتير - سواء كانت تلك التي تتولد بشكل آلي أو التي تقوم بتوليدها يدوياً - كما تسمح لك بإلغاء ترحيل الفواتير إلى المستودعات.
ترحيل سندات القيد
تستخدم العملية لترحيل سندات القيد غير المرحلة الناتجة عن أنماط الفواتير وأنماط السندات.
إعادة توليد سندات القيد
تقوم عملية الصيانة هذه بحذف سندات القيد المولدة عن الفواتير بشكل آلي ويعيد توليدها وفق حسابات المواد الجديدة المحدّدة في أنماط الفواتير و بطاقات المجموعات وبطاقات المواد، هذا التغيير لن يؤثر على الفواتير المخزنة سابقاً فهي ستبقى بالحسابات التي كانت محدّدة سلفاً، ولكن تأثيرها سيكون فقط على الفواتير التي ستقوم بإدخالها بعد عملية التغيير هذه، كذلك الحال بالنسبة لحسابات المواد، فأنت تستطيع تغيير حسابات المواد في أي وقت، لكن ذلك لن يؤثر على الفواتير المخزنة سابقاً، بل سيكون محدوداً على الفواتير التي ستكتبها لاحقاً بعد عملية التغيير.
في حالة اعتماد الجرد المستمر في إحدى أنواع الفواتير مع اعتماد سياسة السعر الوسطي لتحديد الكلفة، فيتم إعادة توليد قيود تلك الفواتير باعتماد سعر الوسطي المحدد في تلك الفواتير (يُنصح هنا بإعادة حساب الأسعار قبل هذه العملية).
يطلب منك البرنامج -قبل إعادة توليد سندات القيد- إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
إعادة ترقيم سندات القيد
تساعدك هذه العملية على إعادة منح الأرقام المتسلسلة لسندات القيد لتظهر بشكل مرتب ومتصاعد، فقد تكون الأرقام المتسلسلة غير مرتبة نتيجة لحذف القيود ما يؤدي إلى ترك فراغات في أرقام القيود، ولكن قبل تنفيذ العملية، عليك إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
إعادة ترقيم الفواتير
تستخدم لإعادة ترقيم نمط معيّن من أنماط الفواتير لتأخذ تسلسلاً معيّناً في أرقامها مع التخلص من الفراغات بين أرقام الفواتير والتي تنتج عن عملية حذف الفواتير (كأن يتم استخدام ترقيم تسلسلي واحد لكل نمط من أنماط الفواتير: بحيث تأخذ فواتير نمط المبيعات ترقيماً متسلسلاً حسب التاريخ الذي حرّرت فيه، أو أن يتم استخدام ترقيم تسلسلي واحد لكافة أنماط الفواتير، بحيث تأخذ الفواتير ترقيماً متسلسلاً حسب التاريخ الذي حرّرت فيه بغض النظر عن النمط الذي تتبع إليه).
يطلب منك البرنامج، قبل تنفيذ عملية إعادة ترقيم الفواتير، إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
إعادة تسعير الفواتير وتوليد قيودها
تعيد العملية تسعير الفواتير المطلوبة خلال فترة زمنية محدّدة وذلك اعتماداً على سياسة السعر الوسطي، فعند تخزين فاتورة مشتريات يتم تخزين سعر الشراء كآخر سعر شراء، ويتم حساب السعر الوسطي للمادة، وعند تخزين فاتورة مبيعات يتم تخزين سعر المبيع كآخر سعر مبيع للزبون وحساب ربح الفاتورة بالمقارنة مع سعر التكلفة الحالية للمادة، وبالتالي عند إدخال فواتير الشراء والمبيع بشكل غير مرتب زمنياً (عند وجود تراكم مثلاً قد يتم إدخال فواتير الشراء جميعها أولاً ثم فواتير المبيع) في هذه الحالة فإن سعر آخر شراء والوسطي (التكلفة) وآخر مبيع للزبون ستكون غير صحيحة، كما أن تقريري حساب أرباح الفواتير والمواد الأكثر ربحاً لن تعطي نتائج صحيحة.
يمكن استخدام معامل ضرب للسعر الوسطي بحيث يتم تحديد النسبة المراد ضرب السعر الوسطي بها، أما في حالة لم يتم استخدام معامل الضرب، سيتم استخدام السعر الوسطي، لذلك يُنصح بإعادة حساب الأسعار قبل تنفيذ عملية الصيانة.
تتيح العملية العديد من الخيارات لتحديد الطريقة التي سيتم فيها إعادة حساب حسم الأقلام، بالإضافة إلى خيارات ربط الدفعات، ولكن قبل البدء بتنفيذ العملية، يطلب منك البرنامج إجراء نسخة احتياطية للملف.
إعادة بناء أعمار الذمم
توفر لك عملية الصيانة إمكانية تدوير أعمار المواد، تدوير أعمار الذمم، ومعالجة مراكز الكلفة، ولكن عليك أولاً إجراء نسخ احتياطي للملف.
إنشاء ملف جديد ونقل البيانات
تقدم لك عملية الصيانة ميزة إنشاء ملف جديد فارغ، ونقل البيانات من الملف الحالي إلى الملف الجديد الذي تُنشئه العملية، ويمكنك الاستفادة من هذه الصيانة عند وجود مشكلة بقاعدة البيانات الحالية.
إعادة توليد قيود الكلفة
تستخدم لإعادة توليد قيود الكلفة لسندات القيد المولدة من الفواتير المفعّل بها خيار "الجرد المستمر".
حساب الوسطي المرجح الثابت
حدّد الفترات المحاسبية ومجموعة المواد التي ترغب بحساب السعر الوسطي المرجح الثابت لها، مع إمكانية تجاهل حساب الوسطي للمواد الفارغة والمرصدة.
تدقيق أرصدة المواد والأسعار
تستخدم لتدقيق كافة الفواتير التي تحركت بها المواد والتأكد من عدم وجود كميات سالبة، أو أخطاء في الوحدات (كأن تكون إحدى الوحدات المستخدمة في الفواتير قد حذفت بطريقة أو بأخرى من بطاقة المادة) ومحاولة إصلاح هذه الأخطاء مع إظهار ما أصلح وما لم يمت إصلاحه.
توفر العملية مجموعة من خيارات التدقيق مثل، أرصدة المواد، آخر سعر شراء، ولكن قبل تنفيذ الصيانة، يطلب منك البرنامج إجراء نسخة احتياطية للملف على القرص الصلب أو على القرص الخارجي.
تجميع الفواتير النقدية
تساعد على دمج الفواتير النقدية لعميل أو مستودع، بائع، أو موزع، أو الفواتير التي تستخدم حساب النقدية والمواد ذاتها، أو التي تبع لمركز الكلفة نفسه، فتستطيع تنفيذ الصيانة بعد إجراء نسخة احتياطية للملف.
فحص البنية الفيزيائية للملف
تسمح بفحص بيئة البرنامج فتبحث عن أخطاء في بنية الملفات وليست الأخطاء الناتجة عن العمليات والتقارير، أي أن البرنامج يقوم بفحص جداول قاعدة البيانات، فبعد إجراء نسخة احتياطية للملف، يمكنك اختيار طريقة الإصلاح المناسبة (بدون إصلاح، إصلاح سريع، إصلاح مع إعادة بناء، إصلاح مع السماح بفقد البيانات).
تدقيق أسعار المواد من السنة السابقة
تستخدم لإعادة حساب أسعار المواد من ملف السنة السابقة وإعادة تدويرها، ثم يتم تدقيق الأسعار حسب الحركات الموجودة في الملف الحالي، فبعد إنشاء نسخة احتياطية للملف، يمكنك اختيار خيار التدقيق المناسب (آخر سعر للزبون، آخر سعر شراء).
تستطيع تنفيذ عمليات الصيانة إذا كنت المستخدم صاحب الصلاحيات.
يفرض عليك البرنامج إجراء نسخة احتياطية للملف قبل تنفيذ بعض عمليات الصيانة، لأن انقطاع التيار خلالها، أو عدم التمكن لسبب ما من إتمام العملية يترك الملفات في حالة غير سليمة، ويجب عندها العودة إلى النسخة الاحتياطية.
تجنّب تفعيل خيار "عدم عمل نسخة احتياطية" عندما يطلب منك البرنامج إجراء نسخة احتياطية للملف.
بعد اختيار الصيانة المطلوبة، اضغط على زر "تنفيذ"، ثم تابع الاستمرار في خطوات الصيانة.
يمكنك الاستفادة من أداة "جدولة المهام" لتنفيذ عملية الصيانة التي تحتاج لوقت طويل.