التبادل الديناميكي للمعلومات

تتيح لك ميزة التبادل الديناميكي للبيانات (DDE) في برنامج الأمين إمكانية تبادل المعلومات مع التطبيقات الأخرى التي تعمل ضمن نظام ويندوز، مثل Microsoft Excel وMicrosoft Word، مما يساعدك على الاستفادة من البيانات المخزنة في الأمين ومعالجتها وعرضها بطرق متنوعة دون الحاجة إلى إعادة إدخالها يدوياً.

باستخدام هذه العملية يمكنك إنشاء تقارير وجداول وتحليلات مرتبطة مباشرة ببيانات البرنامج، بالإضافة إلى الاستفادة من إمكانيات الأتمتة والتكامل التي توفرها أدوات مثل Excel وVBA وC#.

تستطيع الوصول إلى عملية "التبادل الديناميكي للمعلومات" بعد تسجيل الدخول إلى الملف، من تبويب "ملف"، فينتقل البرنامج إلى الواجهة الترحيبية التالية:

اضغط على تبويب "أدوات"، فتظهر الأدوات المتاحة للملف، ومنها "التبادل الديناميكي للمعلومات".

بعد الضغط على أداة "التبادل الديناميكي للمعلومات"، تنبثق نافذة "إعدادات التبادل الديناميكي للمعلومات" كما يلي:

محتويات نافذة "إعدادات التبادل الديناميكي للمعلومات"

تحتوي النافذة على عدد من التوابع التي يمكنك نسخ صيغتها واستخدامها في البرامج الأخرى، بالإضافة إلى مجموعة من الحقول التي تساعدك في الوصول إلى البيانات المطلوبة، علماً أن محتويات النافذة قد تختلف باختلاف التابع المستخدم، فيما يلي شرح لجميع مكونات النافذة الأساسية والمتغيّرة.

الفئة

توفر لك النافذة إمكانية تصفية التوابع وفقاً للفئة، بحيث تستطيع الاختيار الفئة المطلوبة من الخيارات التالية:

• الكل

• حسابات

• مواد

• مجموعات

• زبائن

عند اختيار فئة ما، ولتكن "مواد"، تظهر ضمن التوابع المرتبطة بالمواد فقط، أما باختيار الكل (وهو الخيار الافتراضي)، يتم استعراض جميع التوابع ضمن القائمة المخصصة لها.

التوابع

تحتوي القائمة على جميع الخدمات التي يمكن الوصول إلى المعلومات المرتبطة بها، ويختلف ظهور التوابع في القائمة باختلاف الخيار الذي تختاره في حقل "الفئة"، ففي الحالة الافتراضية للقائمة، يتم استعراض جميع التوابع المتاحة، أما في اختيار نوع معيّن، تظهر التوابع المرتبطة بالنوع فقط.

يساعدك اختيار التابع على الوصول إلى المعلومات المطلوبة بسهولة، وذلك بعد ملء الحقول المُساعدة التي تظهر في النافذة بعط الضغط على اسم التابع المطلوب.

مثلاً، عند الضغط على تابع "كمية مادة لمركز كلفة"، يظهر في النافذة الحقول التالية:

• المادة

• مركز الكلفة

• من تاريخ

• إلى تاريخ

املأ الحقول بالبيانات المطلوبة التي تتوافق مع المعلومات التي تريد الوصول إليها.

تلميح

تساعد الأداة في ملء الحقول الإجبارية، فعندما تختار التابع، يظهر في حقل "الصيغة" أسفل النافذة، الحقول الإجبارية التي يجب إدخال البيانات فيها.

حقول البيانات

يُقصد بحقول البيانات، أنها الحقول التي تظهر في النافذة بما يتناسب مع التابع، فمثلاً، عند اختيار تابع "دين زبون"، تظهر حقول: الزبون، من تاريخ، إلى تاريخ، فيما يلي جميع الحقول التي قد تظهر في النافذة:

• الحساب

• من تاريخ/إلى تاريخ

• الزبون

• المستودع

• أنماط الفواتير (للاختيار منها)

• المادة

• المجموعة

• مركز الكلفة

• العملة (للاختيار من العملات المعرّفة)

تساعد هذه الحقول في الوصول إلى المعلومات التي تريد تبادلها مع البرامج الأخرى، فبعد ملء الحقول يمكنك نسخ الصيغة مباشرة واستخدامها خارج الأمين.

النوع

توفر لك النافذة إمكانية اختيار النوع بالضغط على السهم المتوفر في الحقل، فتحتوي على:

• Excel

• VBA

• C#

بعد اختيار النوع المطلوب، وملء الحقول، تظهر الصيغة التي تستطيع استخدامها في البرامج المناسبة.

الصيغة

يتم توليد الصيغة بشكل آلي بعد اختيار التابع، والنوع، ثم ملء الحقول الإجبارية، فقبل ظهور الصيغة، تعرض النافذة ضمن حقل الصيغة الحقول الإجبارية التي عليك إدخال البيانات فيها لتوليد الصيغة.

انسخ الصيغة باستخدام زر "نسخ" المتوفر في النافذة، ثم ألصقها في البرامج الذي تستخدمه.

توليد

انقر على زر "توليد" ليتم توليد صيغة يدويّاً عند الحاجة لذلك، علماً أن الصيغة تتولّد تلقائيّاً بعد ملء الحقول.

نسخ

يستخدم لنسخ الصيغة المتولّدة واستخدامها في البرامج الأخرى.

إغلاق

اضغط على الزر لإغلاق نافذة "إعدادات التبادل الديناميكي للمعلومات".

تطبيق على تبادل المعلومات الديناميكي بين برنامج الأمين ERP و Excel

في التطبيق الحالي نريد الوصول إلى رصيد عدد من الحسابات خلال فترة زمنية معيّنة بدون الحاجة لطلب تقرير "أرصدة الحسابات"، وذلك باستخدام "التبادل الديناميكي للمعلومات".

بعد طلب الأداة، تم اتبّاع الخطوات التالية:

• اختيار التابع "رصيد حساب بين تاريخين"

• اختيار النوع Excel

• إدخال اسم/رمز الحساب ضمن حقل "الحساب"

• تحديد الفترة الزمنية ضمن حقول من تاريخ، إلى تاريخ

• الضغط على زر "نسخ" لنسخ الصيغة

• لصق الصيغة ضمن الخلية المناسبة في ملف Excel

ونتيجة لذلك، تظهر قيمة رصيد الحساب ضمن خلية ملف Excel، بعد لصق الصيغة مباشرة، وللوصول إلى رصيد الحسابات الأخرى، يجب اتّباع الخطوات السابقة نفسها.